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Un grupo de empleados públicos probó Collabora Office como sustituto de Word, Excel y PowerPoint, pero los problemas de compatibilidad y una reorganización ministerial dejaron el proyecto sin concluir

El intento de una administración danesa por reducir su dependencia de Microsoft ha terminado, al menos por ahora, sin la migración que muchos defensores del software libre esperaban.

En junio de 2025, el entonces Ministerio de Digitalización de Dinamarca puso en marcha una prueba con Collabora Office, una suite ofimática de código abierto basada en la tecnología de LibreOffice. La iniciativa formaba parte de una estrategia más amplia para aumentar la soberanía digital y reducir la dependencia de los grandes proveedores tecnológicos estadounidenses.

Algunas informaciones presentaron inicialmente el proyecto como una migración completa de toda la Administración danesa desde Microsoft 365 hacia Linux y LibreOffice. La realidad fue bastante más modesta: participaron aproximadamente 38 o 40 trabajadores voluntarios de un departamento ministerial.

El objetivo no consistía en sustituir inmediatamente todos los servicios de Microsoft, sino en comprobar si Collabora podía integrarse en el trabajo cotidiano de la Administración.

Collabora integrada en el sistema administrativo F2

Los empleados daneses utilizan F2, una plataforma desarrollada por la compañía cBrain para gestionar expedientes, documentos, comunicaciones, cumplimiento normativo y tareas administrativas.

La primera fase del proyecto consistió en integrar Collabora Office dentro de F2. De esta forma, los trabajadores podían editar documentos utilizando Collabora o Microsoft Office sin abandonar el sistema principal de gestión.

Esta integración llegó a funcionar. Los documentos permanecían almacenados dentro de F2 y podían editarse mediante diferentes aplicaciones ofimáticas. Para Collabora, aquello demostraba que una Administración podía introducir una alternativa abierta sin tener que reemplazar inmediatamente toda su infraestructura.

La siguiente fase consistía en probar el sistema en situaciones reales. Ahí comenzaron a aparecer las dificultades.

Formatos alterados, páginas en blanco y problemas con las revisiones

Los empleados encontraron problemas al abrir y modificar documentos creados originalmente con Microsoft Office.

Algunas plantillas mostraban estilos de texto innecesarios, determinados tipos de letra no estaban disponibles y algunas letras aparecían inesperadamente en negrita. También se detectaron saltos de línea añadidos durante la conversión, documentos que se abrían en blanco y dificultades para utilizar el control de cambios.

Incluso una función tan corriente como imprimir produjo comportamientos inesperados en algunas pruebas.

Estos fallos son especialmente importantes dentro de una Administración pública. Un pequeño cambio de formato puede alterar un documento oficial, desplazar una firma, modificar una tabla o hacer que un formulario deje de cumplir el modelo establecido.

El problema principal no era necesariamente que Collabora no pudiera crear documentos correctamente, sino la necesidad de trabajar con una enorme colección de archivos, plantillas y procedimientos diseñados durante años alrededor de Microsoft Word y sus formatos OOXML.

El gran obstáculo de abandonar Microsoft Office

Sustituir una suite ofimática no consiste simplemente en desinstalar Word y colocar LibreOffice o Collabora en su lugar.

Las organizaciones acumulan macros, fuentes, modelos administrativos, hojas de cálculo complejas, complementos y sistemas de gestión estrechamente vinculados con las aplicaciones de Microsoft. También reciben documentos de empresas y ciudadanos que esperan que su aspecto se conserve exactamente.

Aunque formatos como DOCX, XLSX y PPTX están documentados, reproducir todos los comportamientos de Microsoft Office resulta complicado. Algunas características dependen de implementaciones específicas, fuentes que no están instaladas o componentes vinculados a otros servicios de Microsoft 365.

Los estándares abiertos como ODF pueden reducir esa dependencia, pero una Administración no puede transformar de una sola vez todos sus documentos históricos ni obligar inmediatamente a sus colaboradores a utilizar otro formato.

El caso danés muestra que la compatibilidad debe estudiarse antes de anunciar una migración completa. También demuestra la importancia de revisar las plantillas, sustituir las macros incompatibles y mantener durante algún tiempo un entorno mixto.

El proyecto terminó sin una evaluación definitiva

Estaba previsto realizar una evaluación para decidir si Collabora podía ampliar su presencia, necesitaba nuevas mejoras o todavía no estaba preparada para determinados usos.

Esa evaluación nunca llegó a completarse.

El proyecto quedó interrumpido durante los cambios políticos y administrativos ocurridos en 2026. El antiguo Ministerio de Digitalización dejó de existir como organismo independiente y sus funciones fueron incorporadas a una nueva estructura ministerial.

Según Collabora, la reorganización provocó que el piloto perdiera su entorno administrativo y quedara detenido antes de poder valorar sus resultados definitivos. La empresa sostiene que sus ingenieros investigaron y corrigieron las incidencias comunicadas durante las primeras pruebas.

El ministerio, por su parte, ha confirmado que actualmente sus empleados no utilizan Collabora y que no existen planes inmediatos para recuperar aquel piloto.

Por tanto, el resultado práctico es evidente: la sustitución de Microsoft Office no se produjo. Sin embargo, tampoco puede afirmarse rigurosamente que una evaluación técnica completa determinase que Collabora era inservible. Esa evaluación no se terminó.

La situación ha llegado al Parlamento danés, donde se ha solicitado al Gobierno que explique por qué se paralizó el proyecto y cuál será el plan para continuar buscando alternativas a los grandes proveedores tecnológicos.

Dinamarca no ha abandonado el software libre

La interrupción de este piloto no significa que Dinamarca haya renunciado a la soberanía digital.

Los municipios de Copenhague y Aarhus continúan estudiando alternativas abiertas para reducir costes, controlar mejor sus datos y evitar que sus sistemas dependan completamente de una única compañía.

Aarhus mantiene el objetivo de que, como mínimo, el 25 % de sus licencias ofimáticas estén basadas en soluciones de código abierto antes de 2030. El municipio también está analizando los cientos de aplicaciones que todavía dependen de formatos o componentes de Microsoft.

Collabora asegura que la experiencia obtenida durante el piloto se está utilizando en otros trabajos con administraciones danesas y con la plataforma F2 de cBrain.

La soberanía digital, por tanto, continúa siendo un objetivo, pero su aplicación está resultando mucho más lenta y compleja de lo que sugerían los primeros anuncios.

Una migración necesita algo más que instalar LibreOffice

El error más frecuente al abordar estas transformaciones consiste en considerar la migración como un simple cambio de programa.

Antes de abandonar Microsoft Office, una organización debe inventariar sus documentos, plantillas, macros, fuentes, complementos e integraciones. También necesita clasificar qué archivos funcionan correctamente, cuáles requieren modificaciones y qué puestos dependen de características exclusivas.

La formación de los empleados resulta igualmente importante. Una función puede existir en la nueva suite, pero encontrarse en otro menú o comportarse de una manera diferente. Si no hay acompañamiento, cualquier dificultad se percibe como una pérdida de productividad.

Una estrategia gradual puede comenzar utilizando formatos abiertos para los documentos internos nuevos, implantando alternativas en los puestos con necesidades sencillas y manteniendo Microsoft Office temporalmente donde existan incompatibilidades críticas.

También es necesario reservar presupuesto para adaptar las aplicaciones. El software libre puede reducir el coste de las licencias y evitar la dependencia de un proveedor, pero una migración profesional requiere planificación, soporte, desarrollo y formación.

No fue el final de Collabora, pero sí una advertencia

El experimento danés no demuestra que sea imposible sustituir Microsoft Office. Otras administraciones europeas mantienen proyectos de migración hacia LibreOffice, Collabora, Linux y plataformas abiertas.

Sí demuestra que décadas de dependencia tecnológica no pueden deshacerse instalando otro programa de un día para otro.

Collabora consiguió integrarse técnicamente con el sistema administrativo F2, pero las pruebas también descubrieron problemas reales en los documentos y procedimientos utilizados por los empleados. Después, los cambios de Gobierno impidieron completar el trabajo y realizar la evaluación prevista.

El proyecto no terminó con una victoria del software libre, pero tampoco con una conclusión técnica definitiva en su contra. Terminó a medias, atrapado entre las incompatibilidades heredadas y una reorganización política.

La lección más valiosa para cualquier empresa o Administración es que la soberanía digital no se consigue únicamente eligiendo software de código abierto. También exige controlar los formatos, adaptar los procesos y evitar que toda la organización dependa de las particularidades de un único fabricante.

Fuentes

Collabora: explicación oficial sobre el proyecto danés

Parlamento de Dinamarca: pregunta sobre la paralización del piloto

Comisión Europea: adopción de código abierto en Aarhus y Copenhague

Municipio de Aarhus: estrategia de soberanía y autonomía digital

It’s FOSS: aclaración del alcance y finalización del piloto